在资讯量爆炸的时代，专注力成为最稀有的资源。除了将待办事项清单当作大脑的外接硬盘，帮你专注在眼前该做的事以外，还可以透过生产力工具、系统设定，帮助你自动追踪邮件、管理邮件信箱，清空脑中的记忆体，培养专注力。
媒体和社交网路已然进入了资讯肥胖症的时代。前谷歌执行长艾力克・施密特（Eric Schmidt）曾预估，2010年时只要三天就可以创造出2003 年一整年的资讯量。在这样混乱的时代，专注力成为我们最稀有的资源。
根据估计，今日的办公室员工，平均工作11分钟后就会被干扰。在各个工作任务间转换游走，让我们有高生产力的错觉。员工们相信他们正以全速超前，快速地回应各种要求。然而，在工作任务间转换，不仅仅会拖慢你的速度，还会损耗你的智能。由心理学家格伦.威森（Glenn Wilson）教授主导的一份研究显示，假如我们在解决问题时遭到干扰打断，有可能会丧失相当于10分的智商。像收到电子邮件这种看起来无害的干扰，也可能造成这样的结果。 最有生产力的人，就是那些在特定时刻下 100%专注手上工作的人。
专注力的主要威胁，就是干扰思绪带来的「庸人自扰」情结。你挂念的都是那些自己绝对不能忘记做的事：完成这份报告、回信给某人、联系供应商，或只是去干洗店拿回你洗好的衬衫。想避免这些让人分心的事，你应该采取的第一个技巧，就是待办事项清单。一想到什么新的待办事项就要写下来，别太担心细节，或是做这件事要花多少时间。接下来，就把它搁置一旁，因为你知道这些事项安然地存在更可靠的外接式硬盘里。
以下秘诀，帮助你培养专注力。
透过附加元件，追踪寄出邮件
巨大的压力来源之一，可能来自于你必须记得追踪客户和同事的情况。Mixmax是Gmail 的附加元件，可以让你设定一个时间范围，假如在这时间范围内你还没有收到回信，它会提醒你要追踪寄出邮件的后续情况。Outlook也有一个跟这个对等的工具，叫做Boomerang。只要你安装了这个附加元件，若在你设定的时间内没有收到回信，这些工具就会发简讯提醒你要追踪信件后续情况。你甚至可以预先写好一封电子邮件，设定几天之后自动寄出。按下「稍后传送」（send later），输入你要的日期与时间就可以了。Mixmax甚至还会建议你寄出电子邮件的最佳时间，提高收到快速回应的可能性。例如，你要寄一份估价单给客户，最佳的寄出时间是他们有空可以立刻回覆你的时间。再举另外一个例子：你可以设定一封回绝通知的电子邮件，在工作面试的隔天寄给没有通过的面试者。这么做，远比他们一结束面试就寄回绝通知仁慈多了。
清空信件匣
清空信件匣（Inbox Zero）是增加生产力的经典手法，在我们访谈过的创业家里，有三分之一的人都是此法的爱用者。这个方法的前提很简单，就是让信件匣保持在清空的状态，这会平静你的思虑。把你的电子邮件信件匣想成家里的信箱，你开信箱拿信时，并不会留几封信下次再拿；那么，为什么不用同样的方式处理电子邮件信件匣呢？要清空信件匣的最好办法，就是封存你的电子邮件。这么一来，你就看不到这些邮件，但你还是可以透过搜寻，存取邮件。你可以把这些邮件想成背包里面的物品，虽然从背包外看不到，不过需要的话随时可以取用。
三个步骤，让你轻松清空信件匣：
1.收到不需要你做任何处理的电子邮件，马上封存起来。
2.如果你需要处理那封电子邮件，而且刚好有空，先回复邮件再封存起来。
3.如果你没有空，就先把待处理邮件一事，加进你的待办 事项清单里，再封存电子邮件。记住，所有事情应该集中在一份待办事项清单就好，这样才能有效安排事情的优先顺序。
清空信件匣的方法可能会碰到的唯一危险，是因为执着于将信件匣保持在清空的状态，反而浪费时间。事实上，这完全是反生产力的行为。不停地清掉邮件，变成让人分心的事，分散了真正要优先处理的事务上的专注力。
比起清空信件匣，更重要的是完成工作。订定一周清空两次信件匣是比较适当的处理方式，例如每周三和每周五。如同一天结束前你离开办公室，还有些没做完的工作一样，同样地，你也可以接受有几封未读的电子邮件。
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