就算为工作设定了优先顺序,建立了各种机制,我认为如果没办法朝自己 的目标迈进,那就称不上是一份快乐的工作。

想要实现自己的理想,第一步就必须要儘可能排除缺失。换句话说,唯有减少缺失才能创造理想的将来。
一,带动能够帮你实现梦想和目标的风向
当然,想要在组织内部改变整个组织的风向,确实是一件非常困难的事,但是困难并不代表不可能。只要找出当前风向的问题点,并且展开适当的行动,就有可能改变风向。不过想要成功带动风向,绝对不能瞎忙,必须掌握三个重点。
第一个重点:提升自己的影响力。有一些人所发出的讯息在世界上特别具有影响力,能够带动潮流与风向,这种人就被称为「意见领袖」(Influencer)。同样的情况也发生在职场上。尽量爬到更高的职位,增加自己的部下人数和能够运用的资金额度,就能更有效的带动属于自己的风向。
第二个重点,是在组织决定大方向的当下,自己务必在场。也就是当要召开讨论策略与方针的会议时,自己一定要出席,而且要积极发表意见。当然要让周围的人愿意跟随自己,就必须提出足以服众的理由,提案的技巧也必须多加磨练
最后一个重点,则是站在建立规则的立场上。在外国,为了让合约或规范对自己更加有利,设法依照自己的主张加以改写是理所当然的事。为什么要变更合约或规范?理由就在于其条文内容必定对制定的一方较为有利。制定的一方就好比是庄家,无论发生任何情况都不会吃亏。
因此我们如果想要让风向顺着自己的意思改变,就一定要想办法站在制定合约或规范的立场上。当环境对我们有利时,竞争对手自然难以抗衡。
最高明的周到化工作术,是创造出能够实现自己理想的风向。请你也务必要尝试为自己带动风向,千万不要轻言放弃。
在这次绿川的例子里,如果想要带动「让B商品变成主打商品」的风向,绿川必须做到三件事。
第一件事是理清问题。所谓的理清问题,指的是确认一个让大家都感到烦恼的问题。也就是提出「再这么下去,市场迟早会被竞争公司抢走」之类的重大问题,让所有人都能接受。如此一来,就能先带动「这个问题必须解决」的风向,为B商品的提案打下基础。
第二件事,则是获得名正言顺的理由。也就是条理分明的告诉大家,贩卖B商品能够获得什么好处。这个理由必须让所有人都能够认同,例如「能够击败竞争公司」,或是「能够提高获利」。
最后一件事,则是事先取得关键人物的同意。前面我提到的那个在地商品的例子,我也是事先花了非常多的时间,与商品部人员和各店店长私下协调,最后才能一举成功。就算自己的提案内容再怎么正确,也很难让上头的人接受。因此想要实现自己的目标,事先带动风向是不可或缺的行动。
二,有效利用检查清单
想要办事周到,检查清单是不可或缺的工具。想要实现自己的理想,第一步就必须要尽可能排除缺失。换句话说,唯有减少缺失才能创造理想的将来。
因此检查清单是不可或缺的必备工具。在检查清单上将必须要做的事详细条列出来,每做完其中一样,就在上头做个记号。
有些人主张不该使用检查清单,因为这种东西会夺走思考能力。但人是一种会犯错的动物。尤其是我的检查清单,其中的项目都是我曾经犯过的错误,而且里面有一些错误很容易疏于注意,也就是再犯性非常高。以检查清单的方式提醒自己再次确认,是有效预防疏失的良好方法。
而且确认完清单上的所有项目后,会产生一种安心感。换句话说,检查清单也能成为精神上的支柱,让我在「完美」的状态下开始演讲。
但如果太过依赖检查清单,也会产生一些风险。例如把原本应该只是工具的检查清单当成了工作的目的之一,没有意义的清单愈来愈多,最后根本派不上用场。
另外还有一点,那就是虽然检查清单上所列的项目能降低疏失率,但也因为有了检查清单的关係,没有列在清单上的项目反而会提升疏失率。例如就算制作了「出差行李检查清单」,但每个季节该带的物品会有一些变化,因此会出现一些必须要带却没有列在清单上的物品,这种时候就很容易疏忽了。说穿了,检查清单也不是万能的工具,只是防止自己犯相同错误的众多工具之一而已。
若要使用检查清单,务必记得一定要检查两次。因为有时会出现「明明制作了检查清单,却漏看了某个项目」的情况。第二次检查时,切记不要使用与第一次相同的检查方式。因为同一人以相同方式检查,犯相同错误的机率相当高。
就好比是在路上掉了东西,如果沿着原路以相同方向寻找却没找到,应该试着从另一端以相反方向寻找。因为沿着相同方向前进,眼前的景象完全相同,很有可能产生死角。从另一个方向寻找,有助于改变观察的角度。同样的道理,使用检查清单进行第二次检查时,一定要设法改变观察角度。
使用检查清单能够减少疏失是理所当然的事,但「周到化工作术」的高手懂得利用更高明的技巧,让工作的品质更上一层楼。
三,建立失败笔记,记取教训、不再重蹈覆辙
大部分的人都只对如何成功感兴趣,把所有的注意力集中在成功的案例上。在犯错的时候,虽然大部分的人都会想要记取教训,但往往过了一段时间就忘得一干二净,不再依循失败的教训做事,因此有相当高的倾向会重复犯相同的错误
虽说失败为成功之母,但如果没有办法真正记取教训,就会陷入失败的无限循环,最后招来致命的失败。因此实践「工作沙拉」的祕诀,就是「与其从成功中学习,不如从失败中学习」。说得更极端一点,最能够让人成长的学习经验,正是从失败中学习的经验。
所以我建议大家建立失败笔记,将过去的失败经验记录下来,使其成为自己的财富。我也有自己的失败笔记,而且现在依然能给予我相当大的启发,对我帮助很大。
在写的内容上,大致应包含四个项目。
首先是来龙去脉。不要加入主观意见,只陈述事实。例如:「提案时交给客户的提案书,上头写的是其它公司的名称」。像这样只把实际上发生的事情写下来。
其次是写出原因,例如:「沿用上一次的提案书,忘了把客户公司名称改掉」。如果没办法找出明确的原因,那也没有关系,只要写出当下推测的可能原因就行了。未来如果找出真正的原因了,就再追加补上。
接着是写出这个失败可能造成的风险。就算实际情况没有那么糟糕,还是应该想像最糟糕的情况,例如:「很可能会因『泄露其它公司机密』而彻底失去信用」。即便这次发生的疏失并没有酿成那么大的损害,还是要预想最坏的情况,这点相当重要。
最后则是写出防止再犯的策略,例如:「不能沿用其它公司的提案书或报价单」。记取这个教训,是让你避免疏失的最重要手段。
制作出失败笔记之后,要定期浏览。
这个作法不仅是对个人,甚至是对整个组织也相当有效。在我经营的公司,正是把失败笔记当成了公司的资产,加以灵活运用。不管是社会新人还是跳槽职员,只要是刚进公司的新人,其教育训练的课程中皆会包含这个项目。
失败是一种资产。只要活用这项资产,就能够避免犯相同错误,创造出比现在更美好的未来。
四,判断「需要」与「不需要」,事前的准备应区分非完成不可的底限
思考如何创造美好的未来固然很重要,但更重要的是判断什么事情「不用做」。擅长「周到化工作术」的人,都懂得找出准备工作的底限。说得更明白点,就是不做没有必要的准备工作。
例如为了参加一场会议,事前准备了非常多的资料。但是等到会议结束后回头审视,发现大部分资料都没有派上用场。如果是这样的情况,这也算是一种「浪费」。
事前的准备工作愈是周到,内心的不安感就愈少,因此我能够理解有些人想要将准备工作做到完美无缺的心情。但如果把过多的时间精力花在准备工作上,反而会成为疏失的肇因。举个例子,我很喜欢钓鱼,钓鱼的事前准备工作也相当重要。如果到了钓鱼的地点才发现「没带钓锤」,就会损失了钓鱼的时间。
但是反过来说,如果把所有的装备全部都带在身边,不仅搬运麻烦,而且要把真正需要用到的道具拿出来时,也会相当麻烦,损耗了宝贵的钓鱼时间。因此最重要的是懂得「适可而止」。
也就是懂得研判「有些事情虽然能做但故意不做」。这个适可而止的基准点,就是「非完成不可的底限」。
在决定适可而止的基准点时,我会订出「必要」与「期望」这两个标准。「必要」的工作,指的是不做必定会产生负面影响的工作。「期望」的工作,指的是做了可能会有所帮助的工作。如果一心只想着「这个最好要有、那个最好要有」,连一些用不到的东西也都准备了,会降低工作的产能。
因此想要获得美好的未来,明确的掌握「必要」与「期望」这两个标准,判断什么事情该放手,也是相当重要的关键。


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