公司简报到底有没有做好？花5秒就知道！

平常撰写投影片时，可以请同事帮忙看个5秒，就把投影片关掉或遮起来，问对方「你觉得这张投影片在说什么？」，如果对方答不上来，就表示你投影片没做好。

每一张投影片，都是能否获得客户认同、下次再继续合作的关键；谨慎撰写投影片，将能建立客户对你的信任，进而达到充分沟通的效果。

管理顾问经常有机会向企业客户简报，除了现场的口语表达之外，我们会从撰写投影片（slide writing）和安排故事线（storylining）开始，就谨慎思考与规划。其中，「撰写投影片」指的是每一张投影片都能达到最佳化（optimization）；「安排故事线」则是根据听众的特质，安排说故事的方法，也就是为一组投影片（deck）当中的每一张投影片，安排最适当的顺序。如果一张投影片是一张扑克牌，故事线就是一副扑克牌，想好出牌的顺序，才能致胜。

BCG要求每一张投影片都必须符合SIP原则：简洁（simple）、富有洞察（insightful）与金字塔结构（pyramidal）。

S：单纯简洁、力求易懂

精简，有助于聚焦在真正需要解决的问题上。BCG强调，一张投影片传递一则讯息（one slide, one message），不让重点被过多讯息掩盖掉。请注意，不是「一图表，一讯息」（one chart, one message）因为一张投影片可能有多个图表，整合起来呈现一则讯息。

如果图表很多，最好能选择和主要讯息容易联想在一起的图表，并且以直觉就能懂的形式绘制，避免过于花俏，本末倒置。我们内部有个说法，困惑（confusion）会带来愤怒（anger）。如果客户看了很久还是弄不懂，很可能会当场生气，不可不慎。

通常，我在看同事们做的投影片时，会以「5秒钟是否能看懂」（5 second rule）为检验标准，因为一张投影片要让人5秒钟就能看懂，务必要简洁（concise）。前3秒钟看主要讯息（即投影片标题），另外2秒钟看下方的文字与图表是否支持主要讯息。平常撰写投影片时，可以请同事帮忙看个5秒，就把投影片关掉或遮起来，问对方，「你觉得这张投影片在说什么？」如果对方答不上来，就表示你投影片没做好。

由于投影片标题就是主要讯息，所以省略字，只要一行即可。在英文简报中，我们通常会在标题省去be动词，以company B losing share代替Company B is losing share（省略is），用字更为简洁，对方依然看得懂。

I：提出客户不知道、没发现的观点

投影片或图表标题，不能只是描述（description），更要能提出洞察（insight），点出客户（观众）不知道、且有针对性的观察或主张（Insight＝something client doesn’t know + specific to client）。说到底，洞察就是谈对方不懂的，而不是告诉对方已经知道的事情。

举例来说，「A公司过去一年以10%的速度成长」这样的投影片或图表标题，很容易就让客户产生「所以呢？」（so what?）的疑问，价值不高。反过来说，每一个标题都要有「so what?」才有价值。以上例而言，10%的成长到底是太快或太慢？对客户的意义在哪里？应该仔细吟味后，将启示放入主标题。

P：符合逻辑、前呼后应

从单张投影片结构来看（参见【图表】），上方是投影片标题，也就是论点（argument），下方是支持上方论点的事实（facts）或图表。

以方向来看，由上往下可以解释原因（why so?），由下往上可以导出结果（so what?）。每张投影片都必须避免矛盾，每一层都要支持上一层、下一张必须佐证上一张。事实或图表如果无法支持标题或论点，就会出现矛盾。像是论点主张降价，所有支持的事实都必须呼应降价，绝对不能突然冒出支持涨价的证据。

做完每一张投影片之后，可以用以下的几个问题，自我检验是否符合SIP原则：内容是否太复杂？图表是否让人难以了解？标题是否只有描述、没有讯息？是否只罗列事实、没有洞察？前后投影片的讯息是否重复？论点是否缺乏事实佐证或前后矛盾？逻辑是否薄弱？

如果你的简报对象是时间宝贵的最高主管，你还需要另外撰写只讲重点的「结论投影片」（executive summary），通常放在简报最前面，大约1～2页即可，效果就像是「电梯测验」（elevator test，利用搭乘电梯短短数十秒向关键人物报告）。