上班族要注意，别觉得口才比文章来得重要，仔细想想，能影响你思绪的通常都是文章，因为文章能长时间的思考，会比较清晰，而且可以一看再看，而口语却仅能靠瞬间的直觉。
上班族有一大段的时间要写文章，包含email、说明书、企划书、操作手册、函、呈…等等。然而，我们从小学开始到大学甚至研究所毕业之后，看看你的右手，摸摸你的大脑，你认为你的文章是否可以达到说服别人的程度呢？没错！文章不一定是说服的方式而已，也有说明、宣告、装饰…等等的架构，但毕竟这些方式大都隐含劝说读者采取行动。虽然文章内容不一定包含「我建议」、「我认为」这些明显的劝说用词，只要我们文章的表达方式妥当的话，也能达成说服的目的。这也是我们上班族应该注意的一点。
在同一公司里，看你的文章的读者都是熟悉你这一行业的，所以，不用过长的解释，简短、清晰、架构形成企业文章的最基本要求。它跟我们一般写的文章是不太一样，如书籍、部落格、微网志…等。
如果你在大公司里，其垂直的组织可能是这样：
董事长-->总经理-->协理-->处长-->经理-->副理-->主任-->职员
如果你只是基层人员或基层主管的话，你想要跟处长级以上的主管开会，机会是少之又少，换句话说，你想要用口语来表达自己的想法根本是不可能。但是你写的文章却能上达天听，达到说服高阶主管的目的。当然，文章说服对象不只是主管而已，同事、顾客、供应商都可用文章的方式。所以也不限于大公司，有些时候无法当面沟通或电话里讲不清楚时，利用文章反而可以表达自己的想法。毕竟，文章可以长时间的思考，会比较清晰，而且读者可以一看再看，而口语只能靠瞬间的直觉。
记得刚出社会不久在一家大公司当业务，那时的我拙于口语表达，但是我就是比较喜欢用文章说服。有一次我的顾客是很有名的连锁量贩店，为了让产品上架，因为产品上架才有可能销售，所以我认为举办促销活动才有可能。但是，我根本没有机会跟高阶主管开会，他们又很怕全国的经销商反弹。所以，文章成为我的武器，一方面说服高阶主管支持，另一方面说明如何安抚经销商的方法。果然，利用促销活动的机会全面上架公司的产品，也带动经销商的商机。
如何写一篇说服的文章呢？架构是很重要的，此架构分成主题(项目、主旨、标题都可)、序言(前提、前文、引言或导言都可)、论点 (内文、主文都可)与结论。
主题
主题是此篇文章所要表达的内容，我们可以分成：
1.取得好处：我们到底可以得到甚么利益、好处、优势、机会之类。如「举办ABC公司的周年庆可以提升50%业绩」。
2.标示惊悚：让读者感到恐怖、惊吓进而想要了解如何避免。如「不举办ABC促销活动，会让ABC反弹！」。
3.提出疑问：想要引起读者的好奇心，让他想要进一步了解原因。如「ABC促销活动，对我们有好处吗？」。
4.揭露讯息：这是四平八稳的普通标题，也是一般人最常用的，只是单纯传达讯息而已。如「ABC公司举办周年庆事宜」
哪一种比较好呢？通常是取得好处。
序言
序言是说故事的时候，也就是在内文之前，有段进入主文的简短说明。你最好能表达故事的情境，然后这个故事引起哪种冲突，这个冲突会带来问题点，接下来说明你如何解决这个问题点。解决方法就是下面的论点。
论点
论点就是解释如何解决问题点的方法，有两种方式：
1.由上往下法：就是你的思考方式是顺着自然方式一直扩展下来。有4种方法：
程序：顺序、步骤都可，例如：制造流程、运送方法、销售步骤…等。
一对：两个主要论点，例如：相对的男女、内外，对立的正负、阴阳。像我前面所举的例子二元式的量贩店与经销商的问题解决方法。
元素：一些已经存在的方法论，例如：5力分析、4P、3C、4M…等等。
自发：当然上面还没办法找出你的论点时，就自己想自己的办法解决须注意逻辑的关系。
2.由下往上法
当我们还是想不出论点或无法找出问题时，可以利用由下往上法，KJ法、脑力激荡、鱼骨图都是。想出点子，收集点子，往上概括，形成共识。有兴趣可以在网路上找到这些方法，我就不再赘述。
注意这些论点之间，都需要逻辑思考的观念，就是每个论点都是解决问题的方法，而不是多馀的或不相关的论点。
结论
如果上面的论点清楚的话，结论的作用就不大了，甚至在短文裡，连结论也不会出现。但是我还是认为要有小小的结论来强化论点的合理性与要求支持的条件。这样，读者才能提供资源或协调相关人员来帮助我们。
文章的重要性不会输给口才，从古至今唯有文字才能流传至今，传颂不已，不易改变。你想看看是口语还是文章的片字片词影响你呢？你家最多的资讯是书、杂志、文件还是CD或影片呢？当然你会认为以前没有录音设备，所以也没办法留下任何口语，话虽如此，但是就算有录音设备，近期影响你的可能也是这些文字吧！
我无法将所有的知识在这篇文章表达完整，如果你有这方面的需求，可以来资策会的商业文件撰写精修班上课，我们一起来讨论。由练习与授课之中，保证你的文章说服力会更进一步。
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