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一、核心工作职责

（一）行政流程搭建与优化

梳理企业现有行政流程（如办公物资采购、会议组织、差旅报销、固定资产管理等），识别流程中的痛点与冗余环节（如采购审批周期过长、物资申领流程混乱），制定优化方案并推动落地。

制定并完善行政管理制度（如《办公物资管理办法》《会议室使用规范》《差旅管理细则》），明确各环节的责任主体、操作标准与时间节点，确保行政工作有章可循。

定期评估行政流程与制度的执行效果，收集各部门反馈，结合企业发展需求（如人员规模扩大、业务区域拓展）调整优化，提升行政工作效率（如将采购审批周期从 5 天缩短至 3 天）。

（二）办公物资与固定资产管理

统筹办公物资全生命周期管理：

需求调研：每月收集各部门办公物资需求（如文具、耗材、清洁用品），结合历史消耗数据制定采购计划，平衡 供应充足 与 成本控制 （如通过批量采购降低单价，避免过度囤货）。

采购执行：筛选优质供应商（对比价格、质量、交货周期），签订采购合同并跟踪履约情况，确保物资按时到货；到货后组织验收，核对规格、数量与质量，办理入库登记。

发放与盘点：建立办公物资台账，记录物资入库、发放、库存余量；每月进行库存盘点，分析消耗规律，及时补充短缺物资，对积压物资制定消化方案（如内部调拨、调整采购量）。

负责固定资产管理：

资产登记：对新购入的固定资产（如电脑、打印机、办公家具）进行编号、录入系统，记录资产型号、采购时间、使用部门、责任人等信息，生成固定资产标签。

日常维护：建立固定资产维护台账，定期协调维修方对设备进行检修（如每季度检查电脑运行状态、每年保养办公家具）；收到资产故障报修后，24 小时内响应，跟踪维修进度，减少对工作的影响。

处置管理：对报废、闲置的固定资产，按规定流程组织评估（如是否仍有使用价值），办理报废审批手续，协调处置（如变卖、捐赠、回收），并更新固定资产台账，确保账实相符。

（三）会议与活动统筹

企业重要会议统筹（如年度战略会、季度经营分析会、跨部门项目协调会）：

会前：与会议发起部门确认会议主题、议程、参会人员（含内部高管、外部嘉宾），预订符合需求的会场（如容纳 50 人的大型会议室、配备视频会议设备的远程会场），准备会议资料（PPT、议程表、签到表、会议纪要模板），布置会场（摆放名牌、调试音响 / 投影 / 网络）。

会中：负责会议签到、资料分发，记录会议关键内容（决议事项、责任人、时间节点），处理突发情况（如设备故障、嘉宾迟到），保障会议顺利进行。

会后：24 小时内整理会议纪要，经参会领导审核后下发至相关人员，跟踪决议事项的执行进度，定期向领导反馈落实情况。

企业大型活动组织（如年会、团建活动、客户答谢会、员工福利活动）：

活动策划：根据活动目标（如增强团队凝聚力、维护客户关系）制定详细方案，明确活动主题、时间、地点、流程、预算（如年会预算 5 万元，含场地租赁、餐饮、礼品、搭建费用）。

执行落地：对接供应商（场地、餐饮、搭建、礼品定制），签订合作协议并把控服务质量；活动前组织彩排，明确工作人员分工（签到组、引导组、应急组）；活动中现场统筹，处理突发问题（如员工身体不适、流程延误）；活动后收集参与人员反馈，总结经验并形成报告