对付繁重工作量 你可以这样做...

「要不要试着重新检视不必要的工作？」上班族经常听到这样的建议，只是这样的建议一点帮助也没有。想要简化工作，工作技巧也要提升，不然马上就会回到原来的工作量！

现今对于拼命努力工作、或是长时间工作的做法已经不再全然赞成，但每个人的工作量仍然不断增加，而且职场上对于工作品质的要求也越来越严苛。

「要不要试着重新检视不必要的工作？」上班族经常听到这样的建议，只是这样的建议一点帮助也没有。

「我真的没有多余的时间做什么不必要的工作。我现在做的事都是我必须做的，所以我一定得完成。」若是这样的话，那就只能设法在短时间之内完成同量的工作。

对于抱持这种想法的你，我的建议是「简化工作」。

就像人体减重一样，光是减少热量的摄取是不够的，如果不增加肌肉量的话，马上就会复胖。还有，减重并非只是减少热量而已，还必须摄取优质的食物并且搭配适当的运动才行。把这样的概念套用到工作上吧。

想要简化工作，只是删减不必要的工作，那是不会成功的。若是工作技巧没有提升，马上就会回到原来的工作量；另外，简化工作不是减少工作量而已，把工作做好以及适当的训练等都是必要的。

话虽如此，但工作的范围实在太过广泛了，应该从哪里着手才好呢？ 对于为此而感到困扰的你，我的建议是先从「简化资料与电子邮件」开始着手。接下来我将说明原由。

工作「减肥」，为何要从「资料与电子邮件」下手？
现今这个时代，写作技巧的重要性越来越受到重视，白领上班族的工作以写文章为主──写电子邮件、建立资料──这么说真的一点也不夸张。

请回顾你这一天或是这一周工作时间的分配状态吧。你究竟花了多少时间在资料或电子邮件上呢？

以我自己的调查结果来看，内勤人员大约得花上班时间的八成，业务人员也要花大约五成的时间坐在电脑前。其中泰半的时间应该都花在读、写电子邮件或处理资料上。

或者，最近应该也有许多人利用交通的移动时间，透过手机或平板电脑回复电子邮件。甚至连私人时间一定也是频繁地读写邮件，以维持工作的顺利进行。

现在已经是日本一亿人口都投入书写的时代，过去完全无法想像这样的状况。回顾笔者的学生时代，说到写字，不过就是写报告、写考卷、做笔记等；私人方面，顶多也不过是一年写几封信而已。

而现在已经从「一年写几封信」变成「一天写好几封信」的状况了。

由于这样的环境变化，沟通的速度越来越快，就算是个人也能够轻松地与各式各样的人产生大量的交流。此外，由于个人电脑的软体多样化，连自己也能够做出许多以前只有专家才做得出来的专业资料。

不过，除了各种优点之外，伴随而来的也有一些缺点。例如，就算不知道正确写法也能够轻松下笔书写，并且轻松地将写出来的东西传送给许多人，问题就从这里衍生出来了。