在职场上,难免会遇到一些无法独自解决的问题。想请示主管,但目前的状况让自己完全没有头绪,如果继续拖延下去可能导致无法挽回的结果;但无助地去寻求协助,又怕被当成是没有工作能力的下属。该怎么办呢?
the muse专栏作家KAT BOOGAARD提出,向上司请示时的五个技巧,不仅避免被当成笨蛋,同时也成功解决工作困境。
1.依急迫性决定电邮报告或是面对面
请求上司协助时,首先必须依照事态的急迫性选择联络的方式。很多人会选择电子邮件的方式,因为这避免了面对面的尴尬,而且可以在寄出前反覆斟酌内容,避免因紧张而口误的现象发生。另外,使用电子邮件告知上司还有一个好处,那便是可以让上司在短时间内瞭解自己想要传达的意思,避免佔用上司过多的时间。
然而,当问题很严重且具强烈急迫性时,直接找上司报告是一种较佳的方式,因为电子邮件的收发不那么即时,一来一往的信件回覆很可能措施解决问题的最佳时机,造成更不可挽回的结果。
2.淮备充足资料,避免一问三不知
向上司报告时,最忌讳的就是一问三不知的反应,即便无法提出最佳的解决方案,至少也需对事件始末做功课。除了完整讲述出事件发生的原因,同时要提到自己曾尝试哪些方法解决问题,是否有人让这件事的情况更加恶化,必要时还可以加上图片做说明。不要只是将问题丢给上司,这只会凸显自己的无能。尽可能地描述问题,让上司能在最短时间内掌握所有情况。
3.明确指出可能的风险与威胁
有一种最要不得的情况,是当员工明知事态已经十分严重,但害怕上司的责骂,又或是害怕承担责任,因而刻意隐瞒真实情况,让公司无法在第一时间解决问题,导致更严重的后果。
既然问题已经发生,即便让人不想面对,但是一味的逃避并无法解决问题。相反的,在向主管彙报时明确指出潜在的危险,也许对公司营收或是品牌形象的衝击,又或是顾客满意度的下滑。基于这些分析,主管可以淮确分配资源以及调度人力,降低结果严重性。而事实上,当员工愿意老实说出问题时,主管应该要感到庆幸,因为至少下属愿意讲出真相,不让主管成为全公司最后一个发现出包的人。
4.不要急著说对不起,正面感谢上司的协助
毫无办法就找上司的情况下,很多人会觉得十分彆扭,甚至开始否定自我的能力,因而习惯性地说出「对不起」这三个字。然而,人总会遇到自己不擅长的事物,没有人可以十项全能、样样精通。在请求上司协助时,比起说「很抱歉打扰你,但我真的知道该怎么办」,倒不如说「非常感谢您的协助,我会以这样的方式来回应客户」,正面感谢上司提供的资讯,这更让人感觉自己是值得信任的。
5.记录下解决过程,培养危机处理能力
初次碰到问题,不知道如何解决是很正常的,但若一再问相似的问题只会让上司感到厌烦,更落实了自己没有能力的名声。因此,在上司讲述解决方法的同时,一定要认真地记录下来,并内化成自己的知识,当下次碰到类似的问题时就可以主动出击、独当一面了。
向上司求助的过程很容易打击一个人的信心,然而问题发生时自己也别无选择,必须倚靠上司的经验与智慧来解决问题。在事情没有更严重前,深吸一口气,按照这五个步骤,勇敢敲一下主管的门吧!


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