如果你仍然在下午6点以后办公,问题可能不是你的工作量,而是你无法有效率地工作
。
知名职涯畅销书作家Laura Stack提出现代人之所以工时越来越长,主要原因来自于白天工作效率工作太低且混乱,长期下来就选择把工作带回家,而忽略了与家人、孩子相处的时间。美国亲子购物平台TheOrganizedParent创办人Stephanie Vozza分享五种改善工作效率之秘诀,让你更有时间陪家人、从事自己有兴趣的事物。
一、定下你的工作时间Dead Line
职涯教练Lea McLeod表示许多人无法准时下班,主要原因是来自于他们并没有设定达成目标的时间。相反的,他们只是随着时间的流动,以自己的模式做着工作,主管丢给你什么就解决什么,忽略掉在行程表上的优先工作,最后,在指针指到下班时间的时候,才发现仍然有一堆工作要做,只是因为他们没有计划。
刚进公司时,先想想今天要几点离开公司,并且在手机上设个提醒铃声,或者在心里做出承诺「我今天要5点半下班」,如此一来,这个动作将帮助你拥有额外的动力走出上班族的世界,不管是回家陪小孩、从事在职进修等。
二、知道自己重视是什么
总是嚷嚷着自己很想念父母、朋友,却每次都因为工作而不回家吃顿晚饭、临时放同学会鸽子?别骗自己了,其实自己一点都不在意。若要了解一个人重视什么,可以看一个人身上的存折跟行事历,大多数人都声称他们更看重他们的家人和朋友,并且会说他们的目标是要成为一个伟大的父母,或者说他们认为自己的健康是最重要的,但行动会揭示真相。
如果要摆脱无限循环的加班地狱,先试著思考自己最在乎的东西到底是什么?自己有什么责任、想望需要完成,将这些价值观清晰地确立,安排适当的时间以及优先顺序去做好这些事,别再拿工作来当借口。
三、明确告知你要离开的时间
之前因为公司接了一个大案子,身为菜鸟的自己,理所当然地跟着大家一起加班,并且接收各个同事丢来的杂事,好不容易结案,也已经把今天所规划的工作进度做完,准备下班去吃大餐犒赏自己这阵子的辛苦,然而在你站起身准备去打卡时,同事B又急忙忙地跑来跟你说「拜托你,能不能帮我处理一下这个预算表?很赶!」碍于同事关系,所以勉强又坐回座位,结果当自己处理完预算表,抬头发现办公室只剩下你一人,连同事B都走了。
为了避免这种情况再发生,在进办公室时就明确地告诉你的同事、主管,「我今天有很重要的事情,得在5点之前离开办公室,所以如果你需要帮忙,可能要麻烦你在下午3点前让我知道,不然就得找别人了。」通过明确的态度及温和的语气向同事、主管表示自己准时下班的决心,你将会避免最后一分钟突如其来的任务或会议。
四、先做最重要的工作
如果你总是花大部份的时间或优先处理低投资报酬率的工作,例如回复电子邮件和安排会议时间,将会使真正重要的工作拖到最后,且可能让你不得不加班来完成已成燃眉之急的重要工作。
为了确保自己的工作能够在轨道上进行,建议建立一张分成两列的清单。在左侧,列出你所负责的三到五项最关键的优先事项,另外在右侧,列出所有在白天的活动。在一天结束的时候,拿起来比对,自己花了多少时间在处理在左侧的优先事项,如果你仅花少部份的时间,应该即刻重新评估整个工作日的规划原则。
五、留给自己缓冲时间
如果你没有在行程表上留一点空白时间,要准时下班想都别想。建议每项工作进度、行程之间都有20分钟的缓冲时间,以避免任何突发状况的发生,如有空闲的时间,也可让自己稍作休息、醒脑一下,准备下一个工作行程,到了最后一个环节,利用下班前20分钟,安排明天的工作进度并确保所有必要的电子邮件都被回复。


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