8人以上的会议，容易没效率

会议是公司经营、决策中的重要机制，我们在会议中宣布重要事项、沟通彼此意见、达成团队共识并做出最终决策。不过，缺少效率的会议却也时常消耗公司成员的时间，使得我们花费了许多时间开会，却得到相当差的会议成效。

造成会议效率低落的原因有很多，而其中一个因素就是「人数过多」。大部分的会议召集人都倾向邀请所有人出席，以避免任何团队成员感到被忽略，不过也因此降低了会议品质。

史丹佛大学教授Robert Sutton对此进行研究，试图找出「最具生产力的会议人数」，并且基于他的研究结果，对于希望增加开会效率的公司提出了几个建议。

1.史丹佛研究：5到8人的会议最有效率

研究组织行为的Robert Sutton教授研究后发现，5到8人是最有效率的会议人数。这是会议保持高效率的临界点，一旦人数超过这个规模，会议中的对谈品质就会开始下降。

会议规模如果太大，每个参与者都难以拥有足够的发言机会，因此一句又一句空洞的评论取代了彼此来回的反驳辩证。这使得大多数的会议都以宣布事项、资讯交流或者更新消息为主，而难以对真正重要的议题进行沟通，更别说达成共识以及做出决策。此外，会议人数过多使得人们发言时趋于小心谨慎，而非坦率直言，这也间接降低了团队成员的沟通品质。

人们因此不重视会议，会议参与者往往缺少会前淮备、会中发言以及会后行动，最终演变成会议成效低落的恶性循环。

相反地，较小的会议规模能建立彼此的亲密感，让对谈更直率坦白，而人数减少也意味著每个人的发言机会增加，有更多的时间去聆听不同成员的意见，让彼此的沟通成效更好。

2.谨慎决定「出席名单」

要将会议规模减少至8人以内，如何决定出席名单是第一个面临的难题。为了确保会议中有「对的人」，必须先明确知道这一次会议应该处理哪些事情。换句话说，必须先有清楚的议程，并且确保每一个讨论主题都被分配了足够的时间。

可以试著问自己：「为了有最好的会议结果，谁一定要出席？」「假如谁无法出席，会议就难以进行而必须取消？」找出一定得出席的人之后，再从这个核心群体出发，加入其他能够增加会议品质、提高会议成效的人。

不过，决定出席名单可能会带来一些争议。因此，应该向团队成员解释决定名单的原则，并且允许未在出席名单内的成员可以提出理由要求参与。这是为了让团队成员了解，缩减人数并非为了剥夺某个人的发言权，而是为了提升会议的品质与效率。

3.给予每位参与者「明确的责任」

找到了「对的人」参加会议后，下一步是要让这些人都能积极参与，并且共同承担责任。首先，试著让每个成员负责会议的不同面向，让每个人明确知道，在这一场会议中他负责哪一个主题。藉由共同承担责任，塑造出成员间的共同参与，这会使得成员更重视这场会议，投注更多时间做会前的淮备，在开会过程也更加专注。

除了出席成员应承担责任，未出席的团队成员也应该给予明确的责任。例如：要求相关成员都应该查看会议记录，并乐于接受会议当中被分配的事项。团队成员即便未出席会议，也并非对于这场会议置身事外，未安排在出席名单只是出于开会效率的考量。因此，相关的团队成员若未出席会议，也应该被要求查看会议记录。

4.找出最合适的会议模式

Robert Sutton提到，在技巧纯熟的会议领导以及好的会议规范之下，规模高达20人以上的会议的确仍然可以有好的成效。不过，这毕竟是在成熟的会议纪律以及长期培养的沟通共识之下。因此，试著将会议规模缩减至8人以下，仍是让团队、公司都能受益的一大建议。

然而，5到8人仍然只是研究结果的平均数据，每个组织有不同的组织特色，实际上合适的会议规模仍有差异。因此，将会议人数进行缩减后，应该继续蒐集团队成员的回应，并且检视会议进行时间、决策数量等量化数据，藉此追踪、管理会议成效，直到找出最适合自己团队的会议规模以及会议模式。