人多时间长的开会 最让人想睡

根据统计，员工每月平均参加62场会议，却有二分之一的会议被认为是浪费时间，每个月平均扼杀每人31小时！

会议就像一把双面刃，好的会议能让团队的工作更有效率；不好的会议就像绑架了参与者的时间，让工作进度不断被拖延，员工怨声载道、主管得不到效果，最后只是浪费彼此的时间。

管理学之父彼得．杜拉克曾说：「开会是一个差劲组织的征兆，会议越少越好」，其实讲的正是那些冗长又千篇一律的会议。根据统计，员工每月平均参加62场会议，却有二分之一的会议被认为是浪费时间，每个月平均扼杀每人31小时，如果把这些时间拿来执行工作内容，公司的执行力会有多大的进步可见一斑。

《Entrepreneur》提供五种指标检视会议是否有效率，让你不再开冗会。

确认1：议程是否在事前就准备？

没有议程的会议，就像一场下午茶聚会，也许能让你觉得不那么紧张，但是下午茶聚会无法为公司创造更大的价值，一场有效率的会议需要被事先规划，列出议程内容，且至少需要明确说出以下三点：

．谁负责领导会议？

．会议的目标是什么？

．当会议结束后参与者该知道什么？

议程内容可以事先Email给全体参与者，确保所有人都能进入状况，一方面可以提早准备会议的讨论内容，备妥相关资料，一方面也是确认会议能够顺利进行，不会因为工作尚未完成，让整场会议开完还是没结论。

确认2：会议内容是否能用Email往来取代？

会议会被认为很「冗」、浪费时间，不只是因为内容千篇一律，更多时候是因为用了一个没有效率的方式执行。其实有许多会议的目标能够透过Email完成，举例来说，如果你的会议目标只是要确定团队的执行计划，和他们的下一步是什么，其实并不需要把大家都找到同一个空间，可以直接寄Email询问团队的状态，除非有需要当面讨论的问题，不然这些开会的步骤其实是可以被省略。

不可否认的，实体会议能让参与者的专注度更高，想加强实体会议的效率，可以从一些小地方开始改变，除了把会让人分心的手机、电脑拿开，其实也可以「站着」开会，站着开会相较于坐在办公室中，是一个比较刻苦的选择，不过当真正实行后，你会惊讶原来大家可以这么有效率！另一方面也可以改善大家久坐的毛病。

确认3：每个参与者都有不得不出席的理由吗？

最理想的会议人数是四到七人，不要再以为众人的智慧能让整场会议产出更棒的点子，事实上只会流于众说纷纭的情境。太多意见在同一个空间内，无法满足每个人的要求，所以什么决定都无法达成，也要在一个点子被提出后，花许多时间向那些不太理解的人说明，所以请确认每位参与者是否都有必要出席，业务较不直接相关的人员，用Email通知就足够。

确认4：会议是否有明确的行动步骤？

如何把会议从「时间杀手」变成「企业进步的动力」，关键就在于会议的结果能不能化为实际行动，如果一场会议结束后，参与者没有什么事能做，只能乾等下周同一时间再开一次会，那么这场会议其实是无效的，充其量只能是单纯的「进度报告会议」，由一个人主讲，其他人听完后拍拍屁股走人，这种会议就该用Email完成，会议是拿来做行动决定的。

会议结束后该检视是不是有明确的工作让团队负责，给他们一个星期的工作内容，用阶段性的会议让他们回报工作情形，并透过讨论调整方向，而不是用日常会议看他们在做什么，这样只会扼杀他们的创造力和时间。

确认5：会议结束的指标是什么？

当你使用过前面四个方法后，这一个会是最容易的，你需要知道这场会议什么时候会结束，不是只明确的「时间」，而是在达成什么共识、决定什么结果后会议可以结束，让众人返回工作岗位。