最近，企业雇用了许多刚毕业的新人，景气似乎变得较为明朗。但职场依旧呈现非常忙碌的状态，并没有因增加人力而有所缓解。
和以往相比，现今职场的人数还是比较少—因为工作性质的关系，我经常会接触到人事教育部门的职员，从他们口中得知，此部门在十年前还有五名员工，但现在却精简到剩下三人，有些公司甚至只有两个人。因此，每位职员所负荷的工作量也随之增加。
再加上许多公司景气低迷时，为了缩减人事费用，还会控制加班时数。而在社会崇尚工作与生活平衡（Work-Life Balance）的潮流下，对于能有效掌控加班时数的方案，更成为一股助长力量—由于长时间工作容易影响身心健康，让罹患心理疾病的员工增加。我想减少超时工作的方针，今后也不会改变。
然而，从部属的观点来看，在精简人力的情况下，主管就会命令他们做这个做那个，使得工作量增加许多。此时，倘若又被要求减少加班，应该会感到心力交瘁。
不过，对于缩减加班这件事，主管的态度也是暧昧不明，好像是不得已才这么要求部属。而对下属而言，多半是为了因应实际工作需求，情非得已才会选择加班。然而，究竟是哪部分造成双方的分歧呢？
部属该怎么办？「创造」及「有效利用」时间
对于工作量增加，主管却要求「减少加班」的情况，实在是前后矛盾的现象。然而，若是此情形持续恶化，你光抱怨也不能改变现况，甚至到最后无法完成自己的工作。为了避免前述情况，你必须立即思考可行对策。
首先，请掌握实际可作业时间，对于非必要性的报告文件等，不妨建议主管先行取消，就能「创造」更多时间完成主要工作。
而在向上司提议时，如果只是说：「这份文件不需要特别处理吧！」不仅无法成功说服他，反而会被主管当成是在抱怨；倘若换个方式，以「提高工作效率」为出发点，举出几项能够删减的文件，如此就不像是在发牢骚，主管则会坦然接受你的意见。
此外，也要针对「删减该文件后的风险，可由哪部分作业弥补其功能」来思考—像这样事前准备因应对策，在说明时，能让主管比较容易理解。此方式也可运用在缩短开会时程，试著提出多项提升效率的方案也很不错！
第二项能解决「加班」问题的方法则是「有效利用时间」。
请充分善用自己工作效率最好的黄金时段—首先，必须确定你什么时候办事效率最高，而大部分人是早上的某一个小时。因此，我建议先运用早晨的「第一黄金时段」完成重要工作，接着可找出下午的「第二黄金时段」并加以善用。需特别注意的是，不要在黄金时段内回覆不重要的邮件，应该先着手需要思考的企划案，或是一口气处理大量的工作。
最后，减少文案修改次数，也是能有效缩短作业时间的方式。为此，就必须多花点心思在这上面。而最有效的方法是，当主管交代工作后，先描绘草图再制作最终文案的预想图，并让上司确认。
除了口头说明，搭配预想图，用视觉呈现的形式，能让双方对执行内容的认知更加明确，并且有助于记忆该文案内容。如此一来，便可降低大幅修改的可能性。
万一在报告完成后被主管要求重新做时，你可以说：「开会时，您有谈到此文案的方向是……有运用在此文案……」就能借此减少修正范围。
诀窍要点
❶ 为了能「创造更多工作时间」，可以向主管提议减少「非必要文书作业」
❷ 订出两个黄金工作时段能「有效活用时间」
❸ 预防修改重做情形，可先描绘制作预想图
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