办公室有时像个大闷锅，每个人都有身不由己的怨言或委屈。如果要好的同事陷入抱怨的低潮之中，身边的人该如何让对方好过一些？给意见不是件容易的事，给得不好反而让对方更不开心。
职场沟通专家Judith Humphrey建议，掌握４个要诀，当一个让人温暖的倾听者。
1.用一句话回应，代替「嗯」、「是」
抱怨者最需要的往往是「被同理」。倾听的过程中，一般人常以点头或是「恩」、「是的」简短回应，好让对方尽情地一吐怨言。其实，如果透过完整的句子，更能展现同理心，也会显得更真诚。例如，可以用你的角度简述抱怨内容后，再表达你对这件事的想法，以缓和同事的情绪。更重要的是，可以在回应的过程中，结合你自身的经验，给予对方不同角度的看法。
2.察言观色，有时肢体语言胜过一切
并非所有的不满都会诉诸语言，肢体动作、不合作行为也是常见的控诉表现。有些人口头上答应配合，却是基于人情压力或当下情势的妥协。只是，不情愿的情绪很难完全被隐藏，有时眼神或肢体动作就会透露讯息。
例如：会议中，正在与你讨论事情的主管突然接到来自另一个主管的电话，而他们的对话越来越激动，匆促挂断电话后，主管的表情似乎有点担心不悦，这时，你可以试著提起休息一下的要求，即使他很有可能会回答「不用，我们继续讨论」，但你也已经表达关心了，也能展现你细心观察的能力。
或者是团队会议时，一开始抱怨的人安静下来了，看似他同意决议，但眼神中却表达不悦，或是双臂交叉于胸前等，这时其实就只是他改用「肢体语言」抱怨，并不代表他是真正的同意这个结果。因此，若你观察到这种抱怨，可以像对方再问一次对方的意见，好让对方再有一次的机会说出自己的想法。
3.抛出问题，让对方用不同角度想事情
当别人在抱怨中寻问你的意见时，记住一个原则：确定好状况再回应。给意见时若搞不清楚状况，对方一定认为会你无心，更有可能抱怨的人就变成是你了。因此，这种时候先别急著回答，可以再多问问他详细的问题，让他多讲讲自己的想法再换你说话。以下提供几个简短又可以离情事情的问题：
．之前有发生过类似的状况吗？
．你希望的结果是什么？
．你愿意告诉我更多细节吗？
．他人的想法是如何？
这些问题都非常简短且直接，而你所要做的正是为他人釐清一下他们脑海中所发生的一切。
4.听取意见，但不用全盘接收
好的倾听者，并不是全盘接受对方意见，而是适当的给予协助。如抱怨者提出的意见你并不认同，却一直点头表示赞同，这样当抱怨者再和其他人抱怨时，可能会以你的态度来佐证自己的抱怨。基于文化、生长背景不同，对于同一件事情难免有不同的想法时，因此在回应时应以「不违背自身的想法」为核心，再给予回馈。
总结以上4个原则「表达同理心」、「察言观色」、「确认事实」、「不全盘接收」，让对于他人的抱怨更有只的处理法则，当个听众的同时，也能当个好的回馈者。
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