感叹时间不够用，已是现代人普遍的困扰，而无法在预设时间内完成待办事项更是常有的「低效率」症状。
事实上，若认真检视行事曆中的每个项目，极可能发现，当中充斥许多不具急迫性的「次要事项」，而真正需要处理的「首要任务」，比如制定财务计画、思考职涯规画或是学习新技能等，其优先顺序却常被排在琐事之后。杜克大学心理与行为学教授Dan Ariely，针对人们总是对应该做的事作出「相反决定」的行为进行分析，并找出以下五个原因，试图帮助人们克服这些「违背常理」却又无所不在的作为，有效运用时间、提高效率。
NG1：把「高生产力时段」拿来做低难度的事
早上通常是多数人头脑最清醒、工作最有效率的时刻，因此将需要高度注意力的重要工作安排于上午进行最为妥当。然而，许多人习惯在进公司就定位后，开始确认E-MAIL、看一下脸书或是做一些琐碎事项，浪费了原先得以有效运用的时间。为了在一天的开始就能保持高效率状态，最好于进公司后直接进行需要思考、计画或是计算的工作，并将不需耗神费脑的事项往后延迟，有效发挥「高生产」时段的潜力。
NG2：总是优先做能「立即看见效果」的事
处理to-do-list时，越属于能够「看见进展」的工作，越容易产生「完成待办事项」的感受，比如回应email并非当务之急，却因为一口气回覆15封而让你认为自己似乎完成了一件「大事」。然而，这种「错觉」时常导致我们对于没有「立即展现成效」的大事置之不理。
想要改善，最好的方式便是将所谓的「大事」，例如职涯规划、长期财务规划、学习新技能等，分为一步步的里程，如此一来便能在每个短期目标中「体会完成感受」以及「看见效果」。
NG3：「延后首要工作」以完成「大量次要工作」
「结构式拖延」是指藉由拖延某些重要工作，以完成大量次要工作的症状。然而「结构式拖延」成习惯，时常让我们误以为自己已完成许多事项，事实上却恰恰相反。若认为清空未读邮件，或是无时无刻确认讯息等次要事项对你而言，必须处理、完成，建议在行动前可先行思考自己的「时间配置」是否真正有效善用时间。倘若反问后仍无法达到警醒、也未能更正，将次要事项的处理时间安排于所谓的「大项目」之后，也许能够改善情况。
NG4：忽略行事曆「空閒时段」的重要性
时常忽略「大事项」的重要性，正是因为习惯于行事曆的空档时刻塞入自认为重要却并非如此的项目，像是排入更多会议、额外增加工作量，却未意识自己并未将重要计画排入特定思考时段中，误以为空閒时间真的能够任由运用。
美国管理学家柯维提出时间「四象限」法则，依「紧急性」、「重要性」的程度差异将工作分类，而空档时段恰好属于处理「重要但不紧急」事件的时刻，位于此象限的事才值得全心投入，因为一旦未按部就班或是做好规划，便容易落入「既重要又紧急」的象限，导致自己疲于奔命、灭火，甚至可能未达目标因而错失发展或是升迁机会。
NG5：放任to-do-list无限制膨胀
放任to-do-list变长将导致生活充斥更多自认为「有所进展」的琐事，比如主管交代你于用餐时间「顺便」至邮局寄件，你便将这项吩咐写进行事曆中，而当你将这项待办事项划掉后便觉得自己具有效率。然而真正需要列在to-do-list上的项目应为「大事项」中切分出来的「短期目标」，像是长期理财规划的事前准备——至银行开户，或是为了学习新语言前而报名补习等，唯有让真正在完成时刻可感受自我效率高的「短期目标」出现于to-do-list，才是有效运用时间、获得效益、投资自己的途径。
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