工作计划力求周延完整，但和人沟通时，却不需要钜细靡遗，5分钟内讲完重点才是王道！
做简报，力求周延完整，以至于做出复杂的简报档案，需要长时间才能消化，完全未考虑受讯者可能没耐性听完。
工作计划力求周延完整，这是必然的要求；可是如果要做简报，就不能 以周延完整来思考。听简报的受讯者，可能有各种不同的动机，周延完整的 简报不见得是他们需要的，如果一味的求周延完整，可能听讲者根本没耐性 听完，简报就要被迫结束，完全达不到沟通的目的。
许多人与我见面，一谈起事情，经常就急着打开笔记型电脑，要让我看电脑简报。每一次我都要制止此一行为，我的理由是：我的眼睛不好，看不见电脑档，先用嘴巴说明就可以，我会认真仔细听。
虽然我要求不要开电脑，但常有人仍然坚持开电脑，可能是不看电脑档说不清楚，但是我发觉更多人是离开了电脑档就不知如何简报，也不记得简报内容，更记不得顺序。
我不想看电脑档的原因很简单，因为复杂的电脑简报极可能包括繁琐的细节，而细节可能不是我需要知道的事，我只要知道重点─什么事？ 需不需要进一步了解？
要不要做？ 派谁下去了解追踪？
而这些重点：通常我只要花五分钟，听对方的口头说明就可以达到目的，因此我设立了一个谈话的规则：五分钟的口头简报，如果听了觉得有兴趣，那再仔细聊，否则会谈就可以结束了，这是「五分钟决胜负」的沟通法则。
我还没有订定「五分钟决胜负」的沟通法则之前，我常会陷入漫长的电脑简报之中，经常电脑一开，没有半个小时、四十分钟停不下来，而且可能有很多是我不需要知道的细节。
所以我先订了「谈话绝不开电脑」的规则，要求大家都用嘴巴沟通，用嘴巴沟通就是用大脑思考，用大脑思考，大家就会逻辑清楚，表达就可简明扼要，掌握重点，很容易达成共识。
有了这种五分钟决胜负的谈话经验后，我对外所有的会议、沟通、简报，都会把内容分成三个层次，第一个层次是一个二十到三十分钟的简报档案，搭配口头的讲解，最多不超过三十分钟，时间到一定要结束。
在完成这个简报档之后，分别再向下深入展开，更完整的补充说明，可以作为附件档案，这是整个简报最完整的全貌。
最后，也是最重要的，我一定要把全份的简报浓缩成五分钟的口头说明，而这个口头简要说明还要准备各种不同的版本，其目的就是要勾起听讲者的兴趣，让我们能进一步打开电脑档案，以进行一次正式的简报，这样我们想做的事才有可能被接受，我们的想法和理念，也才有实践的可能。
任何伟大的构想、周全的计划，在推广、实践阶段，一定要有「五分钟决胜负」的心理准备，要把整个计划的价值、意义、创新及关键重点，浓缩成五分钟之内可以说完的脚本，遇到任何人、任何场合，我们都可以把握推广的机会，向所有可能的人宣传，这五分钟的开场，是一切可能的起点。
五分钟的谈话脚本，还要视对象的不同而更换版本，要以受讯者的兴趣为念，从他们有兴趣的角度破题。
一切成功的沟通，都从五分钟决胜负开始。
对的做法
做简报要针对受讯者的情境和需求准备不同格式、长短不一的简报内容，有五分钟的重点开场，有二十分钟的进阶简报，还有更长的完整简报，看对象的需求，循序渐进。
沟通要讲究目的，简报要看对象，根据不同的需求，提供不同的简报档案。其中最重要的是开场的五分钟，要把所有的重点、意义、价值，浓缩成会引起兴趣的简短内容，以争取获得进一步谈话的机会，这五分钟会决定整个简报的命运。
要设法把完整周延的简报，简化为五分钟的精彩内容，这是简报的第一步。
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